Czy niszczenie dokumentów w firmie jest droższe niż outsourcing?

Ile kosztuje samodzielne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów w firmie obarczone jest nie tylko kosztami finansowymi. Należy także pamiętać o czasie pracowników, a nawet konieczności nowych zatrudnień, niezbędnej przestrzeni czy sprzęcie. Koszty Twoich pracowników trudno oszacować, zatem sam musisz ocenić, w jakiej wysokości ponosisz je każdego miesiąca. Nie możesz także zapomnieć o tych wymaganiach.

• zakup niszczarki i jej konserwacja — dobrej jakości niszczarka (minimum poziom P-4) to spory wydatek. Do tego dochodzą jeszcze koszty konserwacji w kwocie kilkudziesięciu-kilkuset złotych miesięcznie.
  
  
• opłata za wywóz odpadów — ścinki i resztki muszą zostać zutylizowane, a to oznacza większe koszty wywozu odpadów.

Do tego należy dołożyć przeszkolenie Twojego zespołu czy wydzielenie przestrzeni spełniającej zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów. Finalny koszt samodzielnego niszczenia dokumentów może być więc znaczny.

Ile kosztuje outsourcing niszczenia dokumentów?

Ceny wyglądają nieco inaczej, jeśli chodzi o outsourcing niszczenia dokumentów. W tym przypadku otrzymujesz jednorazowo fakturę za dany miesiąc. Nie ponosisz żadnych dodatkowych kosztów, chyba że zdecydujesz się na kolejne usługi. Natomiast samo niszczenie dokumentów kosztuje tyle, ile ustalisz na początku współpracy z usługodawcą. Przykładowy zakres takich usług, które możesz zlecić firmie zewnętrznej, przedstawiono na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Oczywiście, oferta powinna być dostosowana do rodzaju działalności Twojej firmy oraz uwzględniać jej potrzeby.

Outsourcing obejmuje też niszczenie danych elektronicznych, które zawarte są np. na płytach czy dyskach twardych.

Które rozwiązanie wybrać?

Niszczenie dokumentów w firmie jest droższe niż outsourcing. Stąd też wybór wydaje się oczywisty, zwłaszcza jeśli Twoim celem jest optymalizacja wydatków. Dzięki dedykowanym usługom nie tylko zaoszczędzisz, ale też zdejmiesz z siebie obowiązek związany z terminowym i bezpiecznym usuwaniem danych. Możliwość skupienia się na swoich obowiązkach bywa dla przedsiębiorców cenniejsza niż pieniądze, ponieważ pozwala im rozwijać firmę i osiągać kolejne cele biznesowe, zamiast zajmować się papierologią.

/Artykuł sponsorowany/